Importación masiva de documentos

Bsale te permite facturar importando documentos, esto quiere decir que en una planilla Excel estructuras toda la información de una o más facturas para que al importarlo al sistema se generen de forma automática los documentos tributarios.

Para importar documentos de forma masiva sigue estos pasos: 

Vas a Documentos, pincha en Nuevo y luego en Importando Documento.

Seleccionas el tipo de documento a generar y luego a la derecha presionar en Descargar el formato.

Al abrir el archivo verás los títulos de cada columna, una descripción sobre como completar las celdas (lea bien la descripción) y un ejemplo de una factura.

Estructurar las facturas en el archivo de Excel

Consideraciones:

• Para crear una factura tendrás que agregar su encabezado (Definido en la planilla con una “E”) y su detalle (Definido en la planilla con una “D”). Para cada factura tendrás Solo 1 Encabezado, pero puedes tener uno o muchos detalles. El encabezado y detalle de una factura se relaciona con el Número de Documento, en el ejemplo que trae la planilla se ve como se relacionan con el número 1. Si agregamos una factura adicional, tendríamos Otro Encabezado, su detalle y ambos relacionados con el número 2, y así en forma correlativa.
• La columna Nº de Documento solo sirve para relacionar en la planilla las facturas que se van a generar. Sin embargo, al importarlo, Bsale les va dando el número correlativo de folio según el que ya exista en sistema.
• En el Encabezado “E” se agrega la información sobre los totales de la factura e información general como formas de pago, fechas, cliente, etc. Lo que tiene que ver con el Detalle se agrega en cada línea correspondiente a la “D”, a la derecha de la planilla, columna Z en adelante, donde se agrega la cantidad, el SKU, precio. (El SKU debe existir en sistema, de tal forma que se descuente del stock al generar el documento)
• En la columna “mail automático” puedes indicar que se envíe la factura al correo que indicarás en la columna Email. Para que esto funcione en la columna debes colocar un 1.
• Debes completar los datos del cliente con el RUT e información adicional. Si el cliente no existe en Bsale, se creará con la importación. Si el cliente existe, bastaría con que completes solo la columna RUT y la factura se realizara con los datos que estén registrados en sistema.
• Las columnas GLOSA e IMPUESTO no aplican para el ejercicio en este manual. Ya que lo que se busca es vender un SKU de sistema, el cual ya tiene definido su impuesto en la configuración del producto.
• Lista de precios no es necesario agregar información porque nosotros estableceremos el valor venta en el detalle “D” de la factura.

En el siguiente ejercicio realizaremos una factura sencilla, pagada con efectivo y por un total de $10.000 con solo 1 producto (una mochila la cual tiene cantidad 100 en stock).

Aquí el detalle de cómo se completaría la información en la planilla. Una vez lista, la idea es copiar todas las celdas, incluyendo los títulos y pegar el contenido en Bsale.

Aquí apreciamos como el detalle se encuentra una línea más abajo del encabezado, lógicamente en la misma línea donde tenemos la “D”. Se completa con la cantidad del SKU que venderemos y su precio unitario.

Pegamos el contenido en Bsale, le indicamos que los valores incluyen impuestos para que respete los montos que agregamos en la planilla, verificamos que el tipo de documento a generar diga FACTURA ELECTRÓNICA y presionamos CARGAR DOCUMENTOS.

Revisamos que detecte las columnas de forma correcta y presionamos GUARDAR.

Aparecerá un mensaje de BSALE que indica que se están generando los documentos, le das en OK y obtendremos algo como esto: Como vemos se generó la factura 8, pues en este caso es el correlativo luego de la última factura que ya estaba generada en sistema. Cabe mencionar que indica el identificador de referencia, que te permitirá saber cuál número de Documento del Excel generó esta factura.

Visualizamos el documento para ver como quedo el detalle que pusimos en la planilla.

Y si visualizamos nuestro stock notaremos que de las 100 unidades quedo una por despachar. Por lo que solo tengo disponible en venta 99.

Esto queda por defecto de esta manera. Por lo que luego de facturar habría que despachar desde menú DESPACHO cada documento de venta utilizando la opción SIN DOCUMENTO en el caso de no requerir emitir una guía despacho.

VAMOS CON UN EJEMPLO MÁS AVANZADO: 2 Facturas, una en efectivo y otra a Crédito cliente con condición de venta, fecha de vencimiento y más de 1 producto.  (la forma de pago relacionada con el crédito de cliente debe estar creada en sistema)

Agregamos la información en el mismo ejemplo anterior. Notamos que cada factura tiene su propio encabezado y se diferencian por el Número de Documento que tiene cada una.

Aquí vemos el detalle de cada factura y su valor de venta unitario. Lo supone que tendremos 2 facturas, por $55.980 y $10.000.-

Tras copiar todo el contenido y pegarlo en Bsale. Este es el resultado:

Finalmente, visualizamos solo la factura a crédito para ver como quedó. En el detalle lógicamente se ve el valor Neto de los productos que colocamos en el Excel.