Importar documentos masivamente: Guía paso a paso para facturar con Excel

Modificado el Vie, 6 Mar a 4:06 P. M.

En el siguiente manual aprenderás a importar documentos de forma masiva utilizando una plantilla de Excel. Con esta funcionalidad podrás generar múltiples documentos tributarios de forma automática, agilizando tu proceso de ventas y emisión en Bsale.

Antes de realizar la importación, recuerda que es fundamental tener creados tus productos y servicios para que el sistema descuente el stock correctamente al generar cada documento.

1. Descargar la plantilla y acceder a la funcionalidad

Para comenzar, debes obtener el formato oficial directamente desde tu plataforma:

Dirígete al menú de Documentos, pulsa en Nuevo y luego en Importando Documentos.

Selecciona el tipo de documento a generar (por ejemplo, Factura Electrónica).

A la derecha de la pantalla, haz clic en Descargar el formato.

2. Estructurar la información en el archivo de Excel

El archivo Excel utiliza letras en la primera columna para identificar el tipo de información. Cada documento debe tener un Encabezado y al menos un Detalle:

Encabezado (E): Información general del documento (Monto Neto, Impuestos, Totales, Forma de Pago).
Detalle (D): Información de los productos (Cantidad, SKU, Precio Unitario). Debe ir justo debajo de su respectivo encabezado. En cada fila debe ir un producto. Puedes agregar la cantidad de productos que desees.
Referencia (R): Opcionalmente puedes incluir datos de documentos asociados como Órdenes de Compra o Boletas.
Datos del Cliente: Si el cliente ya existe, solo ingresa su RUT. Si es nuevo, completa las columnas de Razón Social, Giro, Dirección, Comuna y Ciudad en la fila del Encabezado (E); Bsale lo creará automáticamente.
Nº de Documento: Es un número interno para relacionar las filas E, D y R de una misma factura. No es el folio final (ese lo asigna Bsale).

3. Ejemplos de estructura en la planilla

Ejemplo 1: Emisión de una factura única

A continuación, se muestra una factura de $11.900 (IVA incluido) de un cliente existente con un solo producto y una referencia de Orden de Compra:

Tipo Línea	Nº Documento	Monto Neto	Monto Impuesto	Monto Total	Lista de Precio	Fecha Emisión	Email automático	Nombre Sucursal	Rut Cliente	Cantidad	SKU	Valor Unitario	Nº Referencia	Fecha referencia	Razón Referencia	Código SII
E	1	10000	1900	11900	Lista sin descuento	12-3-2026	1	Casa Matriz	12345678-9
D	1									2	PROD-ALFA	5000
R	1												550	10-12-2026	Compra semanal	801

Ejemplo 2: Emisión masiva de 3 facturas

En este ejemplo, cargamos tres documentos.

El primero tiene el número de documento 10 y es un cliente nuevo por lo que se incluyen los datos completos del cliente en la fila del Encabezado (E), además, tiene una orden de compra agregada como Documento de Referencia (R)
El segundo documento tiene el número de documento 11 y es un cliente ya existente y solo agregamos el RUT del cliente en la fila del Encabezado (E), además, no tiene documento de Referencia.
El tercer documento tiene el número de documento 12 y es también de un cliente existente por lo que solo escribimos el RUT en la fila del Encabezado (E) y en este caso tiene dos filas de Detalle (D), en cada una se describe un producto diferente agregando su SKU.

Tipo Línea	Nº Documento	Monto Neto	Monto Impuesto	Monto Total	Monto exento	Lista de Precio	Tipo de cambio	Fecha Emisión	Condición Venta	Fecha vencimiento	Correo	Forma de Pago	Email automático	Nombre Sucursal	Despacho	Rut Cliente	Tipo Cliente	Cliente Extranjero	Razón Social	Giro	Email	Teléfono	Dirección	Ciudad	Comuna	Región	Cantidad	SKU	Atributos adicionales	Valor Unitario	% Descuento	Nº Referencia	Fecha referencia	Razón Referencia	Código SII
E	10	10000	1900	11900	0	General	1	15-02-2026	Contado	15-02-2026	si	Efectivo	1	Casa Matriz	No	77666555-4	Empresa	No	Comercializadora Nueva SpA	Venta de Insumos	contacto@nuevaspa.cl	+569887766	Calle Ficticia 456	Santiago	Santiago	Metropolitana
D	10																										1	SKU-PREMIUM	Color Azul	10000	0
R	10																															OC-8899	12-02-2026	Compra Mensual	801
E	11	5000	950	5950	0	General	1	15-02-2026	Contado	15-02-2026	si	Transferencia	1	Casa Matriz	No	12345678-9
D	11																										1	SKU-BASICO		5000	0
E	12	20000	3800	23800	0	General	1	15-02-2026	Contado	15-02-2026	si	Efectivo	0	Casa Matriz	No	99888777-6
D	12																										1	SKU-PRO-01	Talla L	12000	0
D	12																										1	SKU-PRO-02	Talla M	8000	0

4. Cargar e importar los documentos en Bsale

Con tu Excel listo, sigue estos pasos finales:

Copia todas las celdas (incluyendo encabezados) y pégalas en el recuadro de Bsale.
Selecciona Los valores incluyen impuestos para que el sistema cuadre con tus montos totales.

Presiona Cargar Documentos y luego Guardar tras revisar las columnas.

5. Gestionar el stock después de la importación

Recuerda que los documentos generados masivamente dejan el stock como "pendiente por despachar". Para completar la salida de inventario, ve al menú Despacho y procesa los documentos (puedes usar la opción "Sin documento" si no requieres guía de despacho).