Importar productos de forma masiva a través de un archivo Excel

En este manual te enseñamos cómo crear productos de forma masiva a través de una planilla de Excel. Con esta forma podrás agregar todas las características que necesitan tus productos y sus variantes en una planilla y luego cargar los datos a Bsale. Importar productos de forma masiva es muy útil cuando quieres crear muchos productos al mismo tiempo.

1. Ir al menú de Carga masiva

Para iniciar con la importación masiva de productos nuevos, lo primero es ir al icono de engranaje, luego presionamos Productos y Servicios.

Ahora debes hacer clic en importar en el menú superior y luego presionar Producto/servicios. En esta opción podrás hacer la carga masiva de productos nuevos.

 2. Descargar planilla

Presiona en el botón de Descargar planilla en la esquina superior derecha.

Aparecerán dos opciones: 

• Planilla estándar: La planilla estándar incluye todos los datos posibles que pueden contener los productos o servicios en Bsale y la podrás descargar para completarla. 
• Planilla personalizada: Esta opción te permite personalizar la planilla antes de descargarla para que incluya solo las columnas que se ajustan mejor a las características de tus productos o servicios.

4. Configurar planilla personalizada

Al presionar en Planilla personalizada te aparecerá dos preguntas: 

• ¿Qué vendes?: Selecciona la alternativa que mejor se ajusta a tu negocio.
• ¿Qué necesitas incluir en tu planilla?: Selecciona las casillas que desees, cada una de ellas agrega una columna de información a tu planilla de Excel.

Nota: Las alternativas pueden variar de acuerdo con el plan que tengas contratado en Bsale.

Una vez hayas seleccionado todas las alternativas que desees, presiona en Guardar. La selección que escogiste quedará guardada para próximas cargas masivas que desees realizar.

4. Rellenar planilla Excel

Ahora debemos preparar el archivo Excel para realizar esta importación masiva. 

Conoce la planilla:

• Las primeras 5 filas incluyen la explicación de cómo llenar la planilla y cada una de sus columnas.
• En la fila 6 se incluye la cabecera con cada uno de los títulos de cada detalle que debes llenar de tus productos o servicios.
• En la fila 7 hay un producto de ejemplo. Asegúrate de borrarlo antes de cargar la planilla. 

Rellena la planilla Excel: A continuación detallaremos los datos que debe ir en cada una de las celdas siguiendo el nombre del encabezado.

• Clasificación: Escribe si lo que vas a crear es un producto o servicio, si lo dejas en blanco o eliminas esta columna, el sistema por defecto lo creará como producto. 
• Tipo de producto o servicio: Clasifica tus productos en categorías o familias que permitan organizar tus productos
• Nombre Producto/Servicio: Debes ingresar el nombre del producto. Si lo repites varias veces, crearás variantes asociadas al mismo producto o servicio. 
• Variante: si tu producto contiene variantes, acá debes incluir su nombre. Un producto puede tener varias variantes, solo debes agregar más filas con el mismo nombre de producto y únicamente cambias el nombre de la variante. Las variantes no se pueden repetir.   
• Marca: Escribe la marca de tu producto
• Permite Decimal Indica si el producto o servicio se podrá vender con decimales, si lo dejas en blanco o eliminas esta columna, el sistema por defecto lo configurará como No.   
• Código Barras: Es el código que trae el producto mediante el cual puedes utilizar una pistola código de barras para leer el producto. Si el producto no contiene un código, Bsale creará un número aleatorio. No se puede repetir.   
• SKU: Es un número único dentro del sistema, puedes usar un código hasta de 13 caracteres alfa numéricos. Si no lo agregas, Bsale creará uno de forma aleatoria. Te recomendamos que crees uno personalizado que sea fácil de recordar por ti y tus vendedores. 
• Controla Stock: Especifica si controlarás el stock del producto.     
• Costo Neto: Escribe el precio por el que compraste el producto, te servirá luego en los reportes para ver tus márgenes de ganancia.    
• Precio Unitario: indica el valor de venta, solo debes tomar en cuenta que este valor es sin impuestos.    
• Nombre impuestos: Escribe separados por comas el nombre de los impuestos asociados a los productos. Considera que deben estar escritos exáctamente igual que como están creados en Bsale.     
• Sucursales: Escribe los nombres de las sucursales en las que quieras vender tu producto. Aségurate de escribirlas tal cual están creadas en Bsale
• Manejar serie de producto: Indica si el producto tendrá una serie única por cada unidad de producto que vendas. Tendrás que cargar la serie de cada unidad cuando hagas la carga del stock.    
• Serie por lotes: Indica si el producto tendrá una serie por cada lote de productos que recibas. Tendrás que cargar la serie del lote al momento de cargar el stock

Una vez que rellenes tu planilla debe quedarte algo parecido a esta:

5. Subir planilla Excel a Bsale

Una vez que completes el archivo de Excel, selecciona y copia desde la fila 6 en adelante y hasta el último producto que hayamos incluido. (No olvides eliminar el producto de ejemplo)

Vuelve a Bsale y selecciona la opción Copiar desde Excel, y pega el contenido del Excel en el recuadro.

Selecciona las casillas que necesites: 

• Eliminar productos o servicios creados antes de cargar: se utiliza solo si deseas eliminar todos los productos que actualmente tienes en tu sistema. Esta opción elimina todos tus productos o servicios, stock y precios. Solo utilízalo si deseas partir con Bsale desde cero, ya que es un movimiento irreversible.
• Los precios incluyen impuestos: Si en la columna del Excel precio unitario ingresaste el precio de venta con el impuesto, debes marcar esta opción.

Ahora solo debes presionar el botón Cargar Productos/Servicios para saltar al siguiente paso en Bsale.

Valida que los encabezados correspondan con el contenido agregado.

Finalmente, presionamos el botón Guardar y Bsale comenzará a realizar la carga de producto o servicios nuevos.

6. Visualización de la carga y posibles errores

Después de presionar el botón Guardar, aparecerán tres círculos donde se mostrarán el resultado de la carga. 

En el primer círculo Productos o servicios importados se mostrará la cantidad de productos que cargaste desde tu Excel. 

En el segundo círculo, Productos creados o con advertencias, se mostrará la cantidad de productos que se crearon o aquellos que se crearon, pero que les falta una configuración que debes completar de forma manual.  

En el tercer círculo Productos no creados se mostrará la cantidad de productos que no se crearon.  

Nota:Si la carga fue exitosa con todos los productos, el número del círculo de Productos o servicios importados y el número del círculo de Productos creados o con advertencias" será el mismo. 

En la parte de abajo verás tres apartados donde se detallan los errores o notificaciones posibles. Verás el nombre del producto, SKU, código de barras, Variante y la descripción de la notificación o el error que debes corregir. 

• Productos no creados: Los productos que no se crearon y debes corregir algún campo en el archivo Excel y volver a subirlo.
• Productos o servicios con advertencias: Los productos o servicios se crearon, sin embargo, hay alguna configuración que no se pudo hacer como está en el archivo Excel y debes corregirlo de forma manual.
• Notificaciones: Acá se muestra algún cambio que se ha hecho en la configuración de Bsale para poder crear el producto tal cual se escribió en el archivo Excel.