¿Cómo gestionar pedidos de la Tienda en línea?

Nota: esta funcionalidad se encuentra en modo Beta, por lo que puede que aún no lo tengas disponible o no funcione correctamente.

1. Antes de empezar 

En este manual te contamos todos los detalles de la pantalla de Pedidos web. Es importante que sepas que para la correcta gestión de tus pedidos, ya sea de tu tienda en línea o las integraciones (como Google shopping o Mercado Libre) deben estar configuradas y activas para recibir pedidos. 

Una vez que tus clientes compren en tu tienda en línea o en cualquiera de tus integraciones, los pedidos que recibas aparecerán en esta lista y podrás revisar los detalles del pedido presionando en cualquier parte de la fila de la tabla.

También podrás  gestionarlos hasta que tu cliente reciba los productos que compró, presionando en el botón de cambiar y seleccionando la opción que corresponda.

2. Estados de los pedidos

Estos son todos los estados en los que puede estar un pedido: 

• Por pagar: Pedidos pagados con transferencia bancaria que requieren que confirmes el pago en tu cuenta bancaria antes de emitir el documento tributario.
• Pagado: Pedidos con pago confirmado por alguna pasarela de pago y que no requieren que emitas el documento tributario.
• Por retirar: Pedidos en espera de que el cliente se acerque a la sucursal a buscar sus productos.
• Por despachar: Pedidos en espera de que selecciones el courier de envío en el cual se enviarán los productos al cliente. 
• Despachado: Pedidos entregados al courier y que van camino a ser entregados al cliente 
• Entregado: Último estado de los pedidos. Indica que el pedido ya está en manos del cliente.
  
  Estados adicionales
• Anulado: Pedidos que no se concretaron, ya que no fue posible confirmar el pago.
• Descartado: FALTA
• Devuelto: Pedidos por los que se hizo una devolución, ya sea de alguno o todos los productos.
• Con error: pueden existir errores en cualquiera de los estados de los pedidos. Ingresa al historial del pedido para ver el detalle del error.

3. Gestión individual de pedidos web

Dependiendo si es entrega a domicilio o para retiro en tienda, la gestión de pedidos web pasa por 3 o 4 estados hasta que el cliente recibe su pedido.

Para gestionar un pedido solo debes presionar en Cambiar en la columna de actualizar estado de la tabla y se desplegará un menú con los estados de los pedidos. Siempre estará activo una sola opción con la acción que corresponda para el siguiente cambio de estado. Entonces, dependiendo del estado en el que esté el pedido, podrás:

• Si el pedido es retiro en tienda:
  • Por pagar o Pagado: Esto siempre serán los primeros estados que aparecerán los pedidos. Si es Por pagar debes confirmar en tu cuenta bancaria que hayas recibido el dinero y presionar en Generar documento para emitir de la boleta o factura correspondiente, una vez generado el documento el pedido quedará en estado Pagado. Si ya está Pagado debes Generar la guía de despacho.
  • Por retirar: En este caso tendrás dos opciones, Notificar retiro al cliente, eso le enviará un correo al cliente avisando que ya puede ir a la sucursal a buscar sus productos y Marcar como entregado para indicar que el cliente ya ha ido a buscar sus productos 
  • Entregado: Este es el último estado de los pedidos. Quedarán en este estado en la lista para que puedas buscarlos en cualquier momento. 
• Si el pedido es para envío a domicilio: 
  • Por pagar o Pagado: Esto siempre serán los primeros estados que aparecerán los pedidos. Si es Por pagar debes confirmar en tu cuenta bancaria que hayas recibido el dinero y presionar en Generar documento para emitir la boleta o factura correspondiente. Si está Pagado debes Generar la guía de despacho.
  • Por despachar: Una vez generada la guía de despacho. Debes indicar el courier que entregará el pedido y el sistema notificará al cliente que su pedido ya va en camino. Escribe el nombre del courier y los datos de seguimiento si los tienes. 
  • Despachado: Una vez que el courier te avise que tu cliente ya tiene sus productos, solo debes confirmar la entrega del pedido.
  • Entregado: Este es el último estado de los pedidos. Quedarán en este estado en la lista para que puedas buscarlos en cualquier momento. 

Nota: La pantalla de selección del courier de envío puede variar si tienes integración con alguna empresa de envíos contratada.

4. Gestión masiva de Pedidos web 

Puedes gestionar varios pedidos a la vez, siempre y cuando estén en el mismo estado. 

Haz clic en la casilla del lado izquierdo de un pedido y podrás elegir todos los pedidos que quieras. 

Una vez que selecciones un pedido, el sistema automáticamente bloqueará la selección de otros en un estado diferente.

5. Preguntas frecuentes

• Tengo un pedido en estado de Error, ¿qué hago?
  • Si un pedido web está en estado de Error, debes ingresar al detalle del pedido y buscar la pestaña Historial. Ahí verás el detalle del error y podrás solucionarlo.
• ¿Puedo imprimir un borrador del pedido?
  • Sí. Presiona en el botón de Más opciones (tres puntos) del pedido y busca la opción Imprimir borrador del pedido. 
• ¿Puedo anular un pedido?
  • Siempre que el pedido esté en el estado Por pagar tendrás opción de anularlo. Presiona en el botón de Más opciones (tres puntos) del pedido y busca la opción Anular pedido. 
• ¿Puedo recuperar un pedido anulado?
  • Una vez anulado, no es posible recuperar el pedido. El cliente tendrá que hacer una nueva compra.
• ¿Puedo descargar un Excel con la información de los pedidos? 
  • Sí, en la esquina superior derecha, al lado de los filtros, tienes la opción de descargar toda la información de los pedidos que tengas filtrados en la pantalla.
• ¿Qué es un Pedido Sin documento?
  • Los pedidos Sin documento son pedidos de la integración con Mercado Libre que tuvieron un error al generar la boleta o factura. Generalmente, se arreglan reprocesando el pedido. Mira más detalles aquí.
    
• ¿Se notifica al cliente sobre el estado de su pedido? 
  • Sí, cada vez que cambias de estado se le notifica a tu cliente a través de un correo o un mensaje de texto (SMS). Si necesitas modificar la plantila del correo puedes hacerlo en Notificaciones en el menú Configuración de Tienda en Línea. Revisa el manual de notificaciones